Analisis Sistem
Pada tahap analisis sistem dilakukan pengumpulan data dan menganalisis segala dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem yang sedang berjalan. Dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan pada sistem tersebut.
Baca Juga : Contoh Analisis Sistem Berjalan Dan Sistem Yang Di Usulkan Di PROSEA
Baca Juga : Contoh Analisis Sistem Berjalan Dan Sistem Yang Di Usulkan Di PROSEA
1. Analisis Sistem Berjalan
Sistem peminjaman barang inventaris di Kampus dalam hal pertanggung jawabannya dipegang oleh bagian umum. Barang inventaris pada dasarnya dapat dipergunakan oleh semu civitas akademik, oleh karena itu semua civitas akademik yang ingin mempergunakan, haruslah mengajukan permohonan peminjaman tersebut yang ditujukan kepada bagian umum.
Proses pemnjaman diawali dengan menanyakan status inventaris apakah sedang dipinjam atau tidak, bila tidak, maka calon peminjam dapat mengisi form peminjaman inventaris diantaranya ruangan, peralatan, kendaraan, gedung. Bila sudah ada yang meminjam, maka harus mengganti hari lain dan peminjam harus bertemu langsung dengan staff dibagian umum.
Setelah peminjam mengetahui status daftar inventaris, kemudian peminjam melakukan konfirmasi kepada bagian umum, lalu peminjam harus membuat surat ijin peminjaman, untuk melakukan follow up ke bagian umum, setelah bagian umum menyetujui kemudian bagian umum menginput data peminjaman. Dalam prosedur ini, baik calon peminjam dan bagian umum masih menggunakan cara konvensional dengan bantuan aplikasi MS Word dan MS Excell baik dalam melakukan pembuatan surat ijin peminjaman, penginputan data peminjam ataupun membuat surat balasan ijin peminjaman.
Prosedur Sistem Berjalan
Analisis prosedur berjalan pada peminjaman barang inventaris di Kampus sebagai berikut:
1. Calon Peminjam
- Peminjam melakukan tatap muka ke staff bagian umum untuk mengetahui jadwal inventaris.
- Jika jadwal inventaris kosong, maka peminjam mengisi form peminjam serta data inventaris (ruangan, gedung, peralatan, kendaraan) yang akan dipinjam serta mengajukan surat peminjaman inventaris.
2. Bagian umum
- Peminjam mengajukan surat peminjaman ke bagian umum.
- Bagian umum melihat jadwal status inventaris.
- Bila barang inventaris tersedia untuk dipinjam sesuai dengan tanggal yang diajukan oleh peminjam, maka bagian umum akan menyetujui permohonan yang diajukan oleh peminjam sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.
- Bagian umum melakukan pendataan peminjaman barang inventaris menggunakan aplikasi Ms.Excell.
- Bagian umum menyiapkan dokumen untuk didistribusikan kepada pihak-pihak yang terkait seperti supir, pelaksana umum, security.
- Bagian umum membuat rekap peminjaman inventaris yang akan dilaporkan kepada kaur umum.
Workflow Sistem Berjalan
Workflow adalah aliran kerja suatu informasi dari proses bisnis baik secara keseluruhan atau sebagian, dimana dokumen atau informasi tugas tersebut diteruskan dari satu partisipasi ke partisipan lain sesuai dengan prosedur yang berlaku.
2. Analisis Permasalahan
Berdasarkan analisis sistem berjalan diatas, dapat disimpulkan bahwa masih terdapat beberapa permasalahan yang ada pada sistem tersebut. Adapun permasalahannya adalah sebagai berikut:
- Proses peminjaman pada saat ini calon peminjam harus datang langsung ke ruangan bagian umum untuk melihat agenda jadwal inventaris. Hal ini memakan waktu bagi calon peminjam.
- Pembuatan laporan masih dilakukan dengan cara menggunakan kertas/buku. Sehingga data tersebut tidak tersusun dengan baik dan rapi.
- Kesulitan dalam melakukan pengolahan data peminjam inventaris.
Pemecahan Masalah
Melihat dari masalah yang ada dan yang sedang dihadapi tersebut, maka diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut:
- Dibuat sistem terkomputerisasi untuk mengelola peminjaman barang inventaris berbasis web.
- Terdapat database yang dapat menyimpan semua data inventaris dan dapat digunakan sebagai media pengolahan data.
- Diterapkan sistem keamanan username/email dan password pada web tersebut , agar tidak sembarang orang yang dapat membuka web tersebut.
Usulan Sistem
Secara umum usulan sistem dalam proses perancangan sistem yaitu akan membuat web peminjaman barang inventaris di Kampus dengan harapan mampu menangani permasalahan yang ada. Semoga web ini dapat membantu dan mempermudah dalam mengatasi masalah yang ada.
Workflow Sistem yang Diusulkan
